Política de Tratamiento de la Información

Qué datos personales recogemos en reActiva, para qué los usamos, con quién los compartimos y cómo puede usted controlarlos. Escrita para que se entienda leyéndola una vez.

00Quién responde por sus datos

El Responsable del Tratamiento —quien responde legalmente por los datos personales que se describen en esta política— es:

Ese correo es el canal oficial para todo lo relacionado con sus datos personales: consultas, reclamos, correcciones, revocatorias. Lo atiende directamente el Responsable, que es también quien resuelve las peticiones a las que se refiere la sección 09.

01A quién se aplica esta política

Esta política cubre los datos de las personas que usan reActiva: profesionales de la salud y administradores que crean una cuenta, y las clínicas o consultorios que contratan un plan.

No cubre los datos clínicos de los pacientes. Esos no llegan a nosotros ni podemos verlos, y quien responde por ellos es la clínica o el profesional que los atiende. La sección 11 explica esa distinción, que es importante y no es un tecnicismo.

02Qué datos tratamos

Solo estos, y solo de quienes usan la aplicación:

Ninguno de estos datos es un dato sensible en el sentido de la Ley 1581 (art. 5): no le solicitamos información sobre su salud, su origen étnico, sus convicciones, su sexualidad ni sus datos biométricos.

03Qué datos NO tratamos

Esto no es una promesa de buena voluntad: es cómo está construido el programa. La parte que guarda la historia clínica y la parte que habla con internet están separadas, y ninguna función de red del programa tiene acceso a la información clínica.

La única excepción, y conviene decirla con precisión: cuando un profesional busca un diagnóstico de la clasificación CIE-11, el término que escribe se consulta contra la API pública de la Organización Mundial de la Salud. Viaja la palabra buscada y nada más —ningún nombre, ningún documento, nada que permita saber de qué paciente se trata—.

04Para qué los usamos

Sus datos se tratan únicamente para estas finalidades:

1. Crear y mantener su cuenta, y permitirle entrar desde cualquier equipo de su clínica.
2. Identificar quién firma cada registro clínico. La historia clínica exige saber qué profesional consignó cada dato (Resolución 1995 de 1999), y por eso requerimos documento y tarjeta profesional: sin ellos los registros que usted firme no serían atribuibles.
3. Administrar el equipo de trabajo: invitar profesionales, activar o inhabilitar cuentas.
4. Gestionar el plan contratado y sus límites.
5. Prestarle soporte y responder lo que nos escriba.
6. Mantener la seguridad del servicio: detectar abusos, limitar envíos masivos y corregir fallos.
7. Enviarle comunicaciones operativas sobre el servicio (invitaciones, recuperación de contraseña, avisos importantes).

No vendemos, alquilamos ni cedemos sus datos a terceros con fines comerciales, y no le enviamos publicidad de otras empresas.

05Con qué autorización

Le solicitamos su autorización antes de crear la cuenta, marcando una casilla que nunca viene marcada de antemano. Al hacerlo guardamos la fecha exacta y la versión de esta política que usted tenía delante, porque la ley nos exige poder demostrar cuándo y a qué autorizó (Decreto 1074, art. 2.2.2.25.2.4).

Puede pedirnos copia de esa constancia cuando quiera, y puede revocar la autorización en los términos de la sección 08.

06Quién más los procesa

Para funcionar, reActiva se apoya en proveedores de infraestructura que actúan como Encargados del Tratamiento: procesan datos siguiendo nuestras instrucciones y no pueden usarlos para otra cosa.

Transferencia internacional

Estos proveedores operan servidores fuera de Colombia (principalmente en Estados Unidos y la Unión Europea). Al autorizar el tratamiento de sus datos usted autoriza también esa transferencia, que es indispensable para prestar el servicio: sin ella no habría forma de que su cuenta funcionara desde otro equipo. Exigimos a estos proveedores estándares de seguridad equivalentes a los que aplicamos nosotros.

07Cuánto los conservamos

Mientras su cuenta exista y durante el tiempo en que puedan derivarse obligaciones legales o contractuales de su uso. Si cierra su cuenta, eliminamos sus datos de identificación y contacto, salvo aquello que debamos conservar por una obligación legal —por ejemplo, la constancia de su autorización, que es precisamente la prueba de que el tratamiento fue lícito—.

08Sus derechos

Como titular de sus datos personales, usted tiene derecho a:

• Conocer qué datos suyos tenemos y cómo los usamos, gratuitamente.
• Actualizarlos y rectificarlos cuando estén incompletos o equivocados.
• Pedir prueba de su autorización, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado del uso que les hemos dado, si lo solicita.
• Revocar la autorización y pedir que se supriman sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Acceder gratuitamente a sus datos.

Revocar la autorización o suprimir los datos de identificación implica, en la práctica, que no podemos seguir prestándole el servicio: sin saber quién es usted no podemos acreditar quién firma los registros clínicos. Se lo advertiremos antes de ejecutar la solicitud, no después.

09Cómo ejercerlos

Escriba a habeasdata@reactivagroup.org indicando:

• Su nombre completo y el correo con el que usa reActiva.
• Qué solicita en concreto (conocer, actualizar, rectificar, suprimir, revocar).
• Una dirección de respuesta.

No hace falta ningún formato especial ni abogado.

Si el reclamo llega incompleto, le pediremos que lo complete dentro de los 5 días siguientes; si pasan dos meses sin que responda, se entenderá que desistió. Mientras el reclamo esté en trámite, sus datos quedarán marcados con la leyenda «reclamo en trámite».

10Cómo los protegemos

• Base de datos cifrada. La información clínica se guarda cifrada con AES-256 en el equipo de la clínica; abierta con un visor corriente, no revela nada.
• Acceso por rol. Cada profesional solo ve los pacientes que tiene asignados.
• Registro de auditoría inalterable. Queda constancia de quién consultó o modificó cada historia, y esa constancia no se puede borrar ni editar desde el programa.
• Aislamiento entre clínicas. Los datos de una organización no son accesibles desde otra.
• Copias de seguridad automáticas, también cifradas.

Ningún sistema es infalible. Si detectamos un incidente que afecte sus datos, se lo comunicaremos y lo reportaremos a la autoridad cuando corresponda.

11Los datos de los pacientes

Esta sección es para los profesionales y las clínicas que usan reActiva, porque define una responsabilidad que es suya y no nuestra.

Frente a los datos de sus pacientes, el Responsable del Tratamiento es usted —la clínica o el profesional—, no reActiva. Nosotros le entregamos una herramienta que corre en su equipo; los datos que usted introduce en ella no pasan por nuestros servidores en ningún momento.

Esto significa, en concreto, que le corresponde a usted:

• Obtener la autorización de cada paciente (o de su acudiente, si es menor de edad) antes de registrar sus datos. reActiva incluye un modelo de consentimiento informado imprimible, listo para firmar, en Evaluaciones → Consentimiento informado.
• Tener su propia política de tratamiento como institución prestadora.
• Atender las peticiones de sus pacientes sobre sus datos.
• Custodiar el equipo donde está instalada la aplicación y sus copias de seguridad.

12Menores de edad

reActiva no está dirigido a menores de edad como usuarios: para crear una cuenta hay que ser un profesional de la salud.

Cosa distinta son los pacientes menores de edad, que en terapia ocupacional son frecuentes. Sus datos los trata la clínica, no nosotros, y su tratamiento exige la autorización del padre, madre o acudiente legal, atendiendo al interés superior del menor y respetando sus derechos fundamentales. El modelo de consentimiento incluido en la aplicación contempla además el asentimiento del propio menor, explicado en un lenguaje que pueda entender.

13Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 6 de agosto de 2026 y permanece vigente mientras reActiva preste el servicio. Las bases de datos que administramos se conservan mientras exista la cuenta correspondiente y durante los plazos legales aplicables.

Si la modificamos de forma sustancial, se lo comunicaremos por el correo de su cuenta y, cuando el cambio lo requiera, le pediremos una nueva autorización. Cada versión queda identificada con su número y su fecha, arriba en este documento, de modo que siempre pueda saber qué texto aceptó.