reActiva para Terapia Ocupacional
Perfil Administrador

Cómo leer este manual

Cada paso indica exactamente qué botón o campo tocar, con el mismo texto que verá en pantalla:

• Pestaña — una pestaña del menú principal, arriba de la pantalla.
• Botón — un botón que se presiona.
• Campo — un campo, casilla o menú desplegable que se llena o elige.
• * — el campo es obligatorio.

01Cómo ingresar

reActiva no tiene usuario y contraseña propios de la instalación: el ingreso se hace con una cuenta de Google o con un correo y contraseña registrados en el sistema. El rol (Administrador o Profesional) ya viene asignado a esa cuenta — no hay que elegirlo al entrar.

1. Abra reActiva. Si ya inició sesión antes en este equipo y marcó Recordarme en este equipo, entrará directamente sin pedir nada más.
2. Si no, elija cómo ingresar:
   • Continuar con Google, o
   • escriba su Correo electrónico y Contraseña debajo del texto "o con su correo".
3. Marque Recordarme en este equipo si es un computador de uso personal, para no tener que ingresar cada vez.
4. Presione Ingresar.

Al entrar por primera vez con una cuenta invitada, antes de ver el menú principal se pedirá completar una ficha profesional (nombre, profesión, etc.). Una vez completada, no se vuelve a pedir.

03Agenda

Lista de todas las citas de la organización, agrupadas por día, con la opción de agendar una cita nueva sin tener que abrir primero la historia del usuario.

Agendar una cita

1. En Agenda, presione + Agendar cita.
2. Elija el Usuario *.
3. Elija la Autorización a utilizar * — solo aparecen las que todavía tienen cupo disponible.
4. Elija Fecha de la cita * y Hora * (cada 30 minutos, de 6:00 a.m. a 7:30 p.m.).
5. Escriba una Observación (opcional) si hace falta.
6. Presione Agendar cita.

Ver y filtrar citas

• El interruptor Mostrar solo proximas (programadas), activado por defecto, oculta las citas pasadas o con otro estado.
• Actualizar refresca la lista.
• Abrir usuario en cualquier fila lleva directo a su ficha.

Cancelar o marcar una cita

No hay un botón de "cancelar" en la agenda misma: se hace cambiando el estado de la cita.

1. Abra la ficha del usuario (Abrir usuario).
2. En "Citas / terapias agendadas", cambie el estado de la cita al valor que corresponda: Programada, Cumplida, No asistio o Cancelada.

04Reportes

Una fotografía agregada de toda la organización — no de un usuario en particular. Útil para ver, de un vistazo, cómo va la carga de trabajo y los resultados del equipo completo.

Pantalla real de la pestaña Reportes, con datos de ejemplo.

1. Entre a la pestaña Reportes — los números se calculan solos.
2. Presione Actualizar si acaba de registrar cambios y quiere verlos reflejados de inmediato.

05Sistemas por profesión

Aquí vive la historia clínica de verdad: evaluaciones, planes, actividades, notas de evolución y cierre de cada usuario, organizados por profesión.

1. Entre a Sistemas por profesión y elija la pestaña de la profesión (Terapia ocupacional, Fisioterapia, Psicología o Fonoaudiología).
2. Busque al usuario con el campo 🔍 Buscar por documento... o el combo de tipo de documento, y selecciónelo en el combo de usuario.
3. Elija el módulo que necesita, de las 6 tarjetas: Evaluaciones, Análisis e interpretación, Planes de tratamiento, Actividades terapéuticas, Notas de evolución o Cierre / Alta, y presione Abrir {módulo}.

06EquipoPlan empresarial

Aquí se invita, activa, inhabilita o retira a los profesionales que trabajan con usted. Solo aparece si la organización tiene un plan de tipo empresarial (más de un profesional).

Invitar a un profesional

1. En "Invitar profesional por correo", escriba el Correo electrónico * de la persona.
2. Presione Invitar.
3. Cuando esa persona inicie sesión en reActiva con ese mismo correo (Google o registro), queda sumada automáticamente a su equipo — no necesita hacer nada más aparte de completar su ficha profesional la primera vez.

Debajo del botón se muestra cuántos cupos de profesional tiene usados su plan, por ejemplo: "2 de 5 cupos de profesional usados (plan Estándar)".

Inhabilitar, activar o eliminar a alguien del equipo

Revocar una invitación pendiente

1. En "Invitaciones pendientes", busque la fila del correo.
2. Presione Revocar y confirme.

07Configuración

Seis secciones, siempre en el mismo orden, para el correo de recuperación, actualizaciones, copias de seguridad, cifrado, la política de seguridad activa y el registro de auditoría.

Correo electrónico (recuperación de contraseña)

Configura el servidor de correo saliente para que cualquier usuario pueda recuperar su contraseña desde la pantalla de ingreso.

1. Presione Configurar / editar servidor SMTP.
2. Complete los datos del servidor de correo que le indique su proveedor.
3. Guarde. El estado pasa de "No configurado" a "Configurado: {servidor}:{puerto} ({usuario})".

Actualizaciones

1. Presione Buscar actualizaciones.
2. Si hay una versión nueva, se ofrece instalarla; si no, verá "reActiva esta actualizado."

Copias de seguridad

reActiva copia la base de datos cada vez que se abre y conserva las últimas copias automáticamente. Estas copias locales protegen de un borrado accidental, no de que el disco duro falle — por eso conviene además guardar copias fuera del equipo (OneDrive, disco externo o carpeta de red).

• Crear copia ahora — fuerza una copia inmediata y verifica que se pueda leer.
• Abrir carpeta de copias — muestra dónde están guardadas.
• Copia fuera del equipo… — elige una carpeta externa como destino adicional.
• Restaurar una copia… — reemplaza la base actual por una copia anterior.

Cifrado de la historia clínica

La base de datos y sus copias van cifradas (AES-256). La clave está protegida por Windows y ligada a esta cuenta de usuario del computador.

• Ver clave de recuperación — la necesita para restaurar la base en OTRO equipo. Guárdela en un lugar seguro, fuera de este computador.
• Eliminar copia sin cifrar… — solo aparece si queda una copia antigua sin cifrar, de antes de activar el cifrado; elimínela cuando confirme que ya no la necesita.

Política de seguridad activa

Sección informativa, sin botones — resume las medidas de seguridad activas: ingreso vía Firebase Authentication, longitud mínima de contraseña, cifrado DPAPI de los datos en el equipo, trazabilidad permanente de la historia clínica (no se puede borrar ni editar, conforme a la Ley 1581 de 2012 y la Resolución 1995 de 1999) y control de acceso por rol.

Últimas acciones del log de auditoría

Muestra automáticamente las últimas 50 acciones sensibles registradas en el sistema (fecha y hora, acción, a qué usuario corresponde, detalle y quién la realizó) — exigido por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. No requiere ninguna acción de su parte: se actualiza solo.

08Glosario rápido

Palabras que aparecen en varias pantallas y a veces generan dudas.